Kunnanhallitus
Pöytäkirja 26.02.2025/Pykälä 55

KH 26.02.2025 § 55  

195/02.08.00.01/2023  

VALMISTELIJA: 

Tietohallintopäällikkö Juha Aitamurto, p. 050 570 3185

Utajärven kunnan nykyinen kopiointi- ja tulostuspalveluiden sopimuskokonaisuus koostuu:

1. Canon Oy:n sekä Oulunkaaren kuntayhtymän, Iin kunnan, Pudasjärven kaupungin, Simon kunnan, Utajärven kunnan ja Vaalan kunnan välisestä puitesopimuksesta,

2. puitesopimukseen perustuvasta palvelusopimuksesta, sekä

3. laitekohtaisista vuokrasopimuksista.

Puitesopimus on 48 kk määräaikainen 12.11.2019 alkaen, jatkuen toistaiseksi voimassa olevana vuoden jaksoissa 3 kk irtisanomisajalla. Puitesopimukseen perustuva palvelusopimus on myös kestoltaan 48 kk määräaikainen 12.11.2019 alkaen, ja voi jatkua enintään 50 kk puitesopimuksen päättymisen jälkeen. Laitekohtaisten vuokrasopimusten kesto vaihtelee välillä 54-60 kk. Puite- ja palvelusopimusten määräaikaisuuden päätyttyä Utajärven kunta on käynnistänyt valmistelun kunnan toiminnassa tarvittavien kopiointi- ja tulostuspalveluiden hankinnasta. Vaihtoehtoina hankinnan toteutuksessa ovat sidosyksikköhankinta, yhteishankintayksikön kautta toteutettava hankinta, tai kilpailutus joko kunnan toteuttamana tai yhteistyössä muiden Oulunkaaren kuntien kanssa.

Hansel Oy toimii julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain tarkoittamana yhteishankintayksikkönä. Hansel Oy on käynnistänyt Tulostuslaitteet palveluineen 2025-2029 yhteishankinnan valmistelun, yhteishankintaan on mahdollista liittyä 30.4.2025 saakka. Puitejärjestelyä voivat hyödyntää vain ennen hankintailmoituksen julkaisua mukaan liittyneet organisaatiot. Hansel Oy:n tavoitteena on, että puitejärjestely on käytettävissä 16.11.2025 alkaen, ja puitejärjestelyn suunniteltu sopimuskausi on neljä vuotta. Utajärven kunnan osalta tämänhetkinen arvio puitejärjestelyn mukaisten palveluiden käyttöönotolle kevät 2026.

Hansel Oy:n Tulostuslaitteet palveluineen 2025-2029 puitejärjestelyn kautta organisaatio voi hankkia monitoimi- ja tulostuslaitteet sekä niiden käyttöön tai ohjaamiseen tarvittavat ohjelmistot ja ratkaisut, kuten turvatulostus-, follow-me- ja tulostuksenhallintajärjestelmät. Lisäksi puitejärjestelyn kautta on hankittavissa näihin liittyvät lisälaitteet, tarvikkeet ja palvelut. Tulostuslaitteet on mahdollista hankkia osto-, leasing- tai vuokramallilla.

Puitejärjestelyyn liittymisen yhteydessä Utajärven kunnan tulee arvioida hankinnan kokonaisarvo. Utajärven kunnalla on käytössä nykyisen sopimuskokonaisuuden kautta käytössä 31 kpl kopiointi- ja tulostuslaitteita palveluineen, sekä tulostuksenhallintajärjestelmä turvatulostus- ja follow-me- ominaisuuksilla. Vuoden 2024 osalta kopiointi- ja tulostuspalveluiden kokonaiskustannukset olivat n. 43 000 €. Näin ollen arvio yhteishankinnan kokonaisarvoksi sopimuskauden ajalle on 172 000 €.

KUNNANJOHTAJA:
Kunnanhallitus päättää:
1. että Utajärven kunta liittyy Hansel Oy:n Tulostuslaitteet palveluineen 2025-2029 puitejärjestelyyn.
2. valtuuttaa tietohallintopäällikön tekemään liittymisilmoituksen Utajärven kunnan puolesta.

PÄÄTÖS:
Hyväksyttiin kohdat 1 - 2.